Процедура импорта журнала позволяет:
- восстановить данные из резервных копий (текущие и итоговые оценки, присутствие);
- организовать «офлайн» версию журнала.
Примечание: рекомендуется проводить резервное копирование всех журналов хотя бы один раз в одну - две недели. В случае пропажи оценок на сайте их можно легко восстановить из резервной копии (возможные причины пропажи оценок описаны в статье: «Что делать, если пропали оценки?»).
Как импортировать журнал по предмету?
Шаг 1. Для получения возможности заполнять журнал на компьютере и впоследствии загрузить на сайт, журналы сперва необходимо экспортировать. Для этого необходимо перейти в раздел «Образование» / «Журналы» / «Журнал по предмету» и нажать на ссылку «Экспорт в Excel» и выбрать «Экспортировать только журнал за отчётный период».
Экспортированные журналы сохраняются на компьютере в формате документа Excel (.xls). В экспортированный файл можно вносить оценки на протяжении любого периода и импортировать данные из файла обратно в Систему.
Экспорт для ведения «офлайн» журнала необходимо проводить только после корректной настройки отчетных периодов и расписания.
Примечание: после экспорта и в процессе работы с «офлайн» журналом вносить изменения в расписание или отчетные периоды, а также добавлять в файл столбцы для работ и домашних заданий нельзя, так как при импорте «офлайн» журнала могут возникнуть ошибки.
Шаг 2. Для импортирования данных из «офлайн» журнала на сайт необходимо перейти в раздел «Образование» / «Журналы» / «Журнал по предмету» и нажать на кнопку «Импорт».
Шаг 3. Выбрать файл, данные из которого необходимо загрузить в журнал:
Примечание: файл обязательно должен соответствовать формату экспортированного заранее документа: удалять строки/столбцы, изменять их названия запрещено.
Шаг 4. Проверить загружаемый файл.
Все возможные ошибки в файле будут отображены в колонке «Описание ошибок». Также на данном шаге есть возможность отметить галочками фамилии отдельных обучающихся, которым необходимо импортировать оценки.
Если в загружаемом файле нет ошибок, Система укажет сколько оценок будет добавлено, обновлено или удалено по данному предмету по каждому обучающемуся. Для подтверждения импорта необходимо ввести текущий пароль от аккаунта:
Шаг 5. Завершить импорт журнала.
Специфика процедуры импорта
Существует определенная логика распознавания данных в файле (распространяется и на итоговые оценки):
- система не распознает служебные символы (ошибка);
- оценки импортируются как через прямой слэш «/», так и через обратный «\»;
- если в ячейке файла указана оценка, например, 5/4/5 - импортируется только «5/4», ошибка указываться не будет;
- все правила импорта распространяются как на текущие, так и на итоговые оценки;
- из файла экспортируются значения: «п» (пропуск), «б» (болел), «о» (опоздал), «н» (не был), «сп» (свободное посещение);
- не импортируется присутствие, проставленное в графе «ДЗ» (домашнее задание).
Внимание:
- Импортируемый файл должен совпадать с форматом экспортированного журнала, тип файла должен соответствовать XLSX (Microsoft Excel 97-2003). В противном случае система выдаст ошибку загружаемого файла.
- При импорте информация об итоговых и текущих оценках в Системе будет полностью заменена оценками из файла. К примеру, если на сайте стоит оценка, а в соответствующей ячейке файла пусто, то оценка в журнале будет удалена.
- Если в образовательной организации установлен период редактирования оценок - при импорте журнала не обновятся оценки, выставленные до этого на сайте. На втором шаге импорта система сообщит об ошибке, после импорта в журнале заполнятся только пустые ячейки.
Примечание: если после экспорта журнала на сайте были внесены изменения в расписание, то при попытке импортировать ранее сохраненный файл, Система выдаст ошибку «Импорт оценок не произведен, т.к. данные в файле не получилось сопоставить с журналом». В данной ситуации необходимо провести коррекцию исходного файла.
Коррекция файла
Шаг 1. Экспортировать журнал, в который были внесены изменения (расположение: «Образование» / «Журналы» / «Журнал по предмету» /«Экспорт в Excel»):
Шаг 2. Открыть файл «офлайн» журнала, который не удается импортировать, выделить только поле с оценками и нажать «Копировать»:
Шаг 3. Открыть экспортированный повторно файл (Шаг 1.), выделить поле для оценок и нажать «Вставить». Поле нового документа заполнится оценками;
Шаг 4. Убедиться в корректности скопированных данных, сохранить файл и повторно импортировать на сайт.