Импорт журнала («оффлайн» версия журнала)

Процедура импорта журнала предполагает две основные функции:

• восстановление данных из резервных копий (текущие и итоговые оценки, присутствие);
• организация «оффлайн» версии журнала.  

Возможность вести журнал в режиме «оффлайн»:

• упрощает работу с Дневник.ру для образовательных организаций, которые имеют слабое техническое оснащение или не имеют постоянного подключения к сети Интернет;
• позволяет преподавателям работать с журналами на компьютере, внося данные в экспортированную с сайта-версию для последующей загрузки журналов обратно на сайт;
• позволяет преподавателям своевременно переносить данные электронного журнала на бумажный носитель и осуществить резервное копирование всех необходимых сведений об успеваемости и посещаемости учащихся.

Примечание: рекомендуется проводить резервное копирование всех журналов хотя бы один раз в одну - две недели. В случае пропажи оценок на сайте можно их легко восстановить из резервной копии (возможные причины пропажи оценок описаны в статье: «Что делать, если пропали оценки?»).

Экспортированные журналы сохраняются на компьютере в формате документа Excel (.xlsx). В экспортированный файл можно вносить оценки на протяжении любого периода и, по необходимости, импортировать данные из файла обратно на сайт Дневник.ру.

Экспорт для ведения «оффлайн» журнала необходимо проводить только после корректной настройки отчетных периодов и расписания.

Примечание: после экспорта и в процессе работы с «оффлайн» журналом вносить изменения в расписание или отчетные периоды на сайте, а также добавлять в файл столбцы для работ и домашних заданий, не рекомендуется, так как в противном случае при импорте «оффлайн» журнала могут возникнуть ошибки. Если все-таки требуется внести изменения: необходимо сначала импортировать уже заполненный файл на сайт, внести нужные изменения на сайте «онлайн» и снова выгрузить журнал для дальнейшего заполнения «оффлайн».

Как импортировать журнал по предмету?

Для того, чтобы иметь возможность заполнять журнал на компьютере и впоследствии загрузить его на сайт, журналы сперва необходимо:

Шаг 1. Экспортировать журнал. Подробную инструкцию по экспорту журнала можно найти в «Инструкции по экспорту и печати журнала предмета» в разделе 2.2.1.

Шаг 2. Перейти в раздел «Импорт журнала» («Образование» / «Журналы» / «Журнал по предмету» / «Импорт журнала»).

Шаг 3. Выбрать файл, данные из которого необходимо загрузить в журнал:

Примечание: файл обязательно должен соответствовать формату экспортированного заранее документа. Не рекомендуется вносить в него изменения, за исключением оценок и отметок присутствия, так как в экспортированном файле каждой колонке присваивается номер работы на уроке, который скрыт (чтобы предупредить случайное редактирование). Сопоставление оценок и работ на уроке в файле Excel и на сайте происходит именно на основании номеров работ на уроке. Точно также происходит сопоставление учащихся через id персоны, который также скрыт в документе. 

Шаг 4. Проверить загружаемый файл.

Все возможные ошибки в файле, а также их причины, есть в колонке «Описание ошибок». Также на данном шаге есть возможность отметить галочками фамилии отдельных учащихся, которым необходимо импортировать оценки:

Если в загружаемом файле нет ошибок, Система укажет сколько оценок будет добавлено, обновлено или удалено по каждому учащемуся. Для подтверждения импорта необходимо ввести текущий пароль от личного аккаунта:

Шаг 5. Завершить импорт журнала.

Специфика процедуры импорта

Существует определенная логика распознавания данных в файле (распространяется и на итоговые оценки):

• Если в журнале оценка есть, а в загружаемом документе нет, при импорте оценка удаляется.
• Если в журнале оценки нет, а в загружаемом документе она есть, при импорте оценка добавляется.
• Если в журнале оценка есть и в загружаемом документе она есть, при импорте оценка обновляется.
• Система не распознает служебные символы (ошибка);
• Оценки импортируются как через прямой слэш «/», так и через обратный «\»;
• Если в ячейке файла указана оценка, например, 5/4/5 - импортируется только «5/4», ошибка указываться не будет;
• Все правила импорта распространяются как на текущие, так и на итоговые оценки;
• Из файла экспортируются значения: «п» (пропуск), «б» (болел), «о» (опоздал), «н» (не был);
• Не импортируется присутствие, проставленное в графе «ДЗ» (домашнее задание).
• Импортируемый файл должен совпадать с форматом экспортированного журнала, тип файла должен соответствовать XSLS.
• Импортируются как итоговые, так и текущие оценки:

• Если на сайте есть выставлены итоговые оценки и импортируется файл только с текущими оценками - итоговые оценки на сайте удалятся, текущие - добавятся.
• Если на сайте уже есть текущие оценки и импортируется файл только с итоговыми оценками (и с пустым полем текущих оценок) - текущие оценки на сайте удалятся, итоговые - добавятся.

Примечание: завершенный и подтвержденный импорт пустого файла может привести к удалению всех оценок из журнала в соответствии с логикой, описанной выше. 

Если в образовательной организации установлен период редактирования оценок - при импорте журнала не обновятся оценки, выставленные до этого на сайте. На втором шаге импорта Система сообщит об ошибке: «Оценка «___» не может быть выставлена, т.к. закрыт период редактирования оценок», после импорта в журнале заполнятся только пустые ячейки.

Если в процессе ведения «оффлайн» журнала на сайте были внесены изменения в журнал, расписание или отчетные периоды и при попытке импорта Система выдает ошибку («Импорт оценок не произведен, т.к. данные в файле не получилось сопоставить с журналом»), можно провести коррекцию исходного файла. Для коррекции необходимо:

• экспортировать журнал, в который были внесены изменения («Образование» / «Журналы» / «Журнал по предмету» /«Экспорт»):

• открыть файл «оффлайн» журнала, который не удается импортировать, выделить только поле с оценками и нажать «Копировать»:

• открыть экспортированный повторно файл (Шаг 1.), выделить поле для оценок и нажать «Вставить». Поле нового документа заполнится оценками.
• убедиться в корректности скопированных данных, сохранить файл и повторно импортировать на сайт.