Как импортировать персон в ОО?

Подготовка файла для импорта

Для начала процедуры импорта необходимо подготовить исходные файлы формата xls (Microsoft Excel 97-2003) или xlsx (Microsoft Excel 2007-2014) с данными сотрудников, учеников и родителей. Один файл должен содержать: 

  • данные только сотрудников;
  • данные только учеников одного класса;
  • данные только родителей одного класса;
  • данные только учеников одного класса и их родителей одновременно. 

При импорте данных учеников на первом листе документа в столбцах должны быть указаны следующие сведения: ФИО, пол, дата рождения, СНИЛС, серия и номер документа, удостоверяющего личность.

w256h2561372777059Exclamation.png Если обучающемуся еще не исполнилось 14-ти лет, и он не имеет любого другого документа, удостоверяющего личность, то необходимо импортировать данные его свидетельства о рождении.

Примечание:

  • Названия столбцов не обязательны.
  • ФИО участников может быть указано в одном столбце (через один пробел).
  • Если у некоторых участников встречаются двойные фамилии, имена или отчества, разделение данных ФИО на три столбца обязательно

w256h2561372777059Exclamation.png Шаблоны-примеры файлов для импорта прикреплены во вложении к статье.

Импорт

Импорт данных сотрудников необходимо начинать в первую очередь. Далее, можно импортировать данные учеников. Импорт данных родителей возможен только после ввода данных учеников (или же одновременно можно импортировать данные учеников и родителей).

Для начала процедуры импорта нужно зайти в раздел «Администрирование» и нажать на пункт «Импорт» в блоке «Люди».

Шаг 1. Источник данных

В начале импорта Система попросит указать, какой именно вид импорта следует произвести: 

 

0.png

 

Далее, нужно нажать на кнопку «Выберите файл» и выбрать ранее подготовленный файл, указав, что содержится в первой строке файла: данные участников или названия столбцов.

 

 

Шаг 2. Настройки

На открывшейся странице необходимо указать роль участника в образовательной организации, которая соответствует персонам из импортируемого списка: сотрудники, ученики, родители или ученики и родители.  

 

 

При импорте данных учеников или их родителей нужно указать учебный год и код класса, в котором учатся дети. При импорте учеников также следует указать даты прибытия в образовательную организацию и класс, если подобной информации нет в файле для импорта. 

 

 

Можно импортировать списки персон, включающие в себя всю информацию о учениках и их родителях одновременно, а также включающие контактные данные родителей (номера мобильных телефонов и/или адреса электронных почт). Для этого нужно составить список персон по определённому шаблону (см. образцы файлов в приложении к статье), и выбрать корректное соответствие столбцов при импорте:

 

2.png

 

Кроме этого, возможен импорт контактных данных уже созданным пользователям. Для этого, в начале импорта, необходимо выбрать второй пункт меню: «Импортировать контактные данные уже созданным персонам», и загрузить корректно составленный файл с данными (см. образцы файлов в приложении к статье):  

 

100.png

 

После выбора файла также необходимо установить корректное соответствие столбцов:

 

5.png

 

После внесения всех данных нужно нажать кнопку «Далее».

Шаг 3. Проверка данных

Результаты предварительной проверки показывают, насколько полноценны сведения в файле импорта, а также позволяют избежать повторного ввода информации. 

При импорте данных родителей необходимо будет установить связи «родитель» - «ученик»: напротив ФИО родителя в столбце «Ребенок» требуется выбрать ФИО его ребенка.

 

___________3.bmp

 

Если во время проверки данных будет выявлена ошибка, появится соответствующее уведомление. Если предварительная проверка пройдена успешно, необходимо нажать на кнопку «Далее».

Примечание: если в файле внесены два родителя для одного ребёнка, при импорте создадутся две учетных записи ученика, к каждой из которых будет прикреплён только один родитель.

Во всех случаях добавление, редактирование и удаление данных родственника и установление в Системе родственных связей между участниками проводится при редактировании данных ученика.

Шаг 4. Импорт

Система откроет страницу с результатами импорта. При необходимости импортировать ещё один файл нужно нажать на кнопку «Начать новый импорт».

Импорт данных родителя запрещается в следующих случаях:

  • родитель является сотрудником, и его данные были внесены ранее;
  • родитель уже зарегистрирован в проекте как сотрудник другого учебного заведения;
  • у родителя несколько детей, учащихся в одном или разных учебных заведениях.
w256h2561372777059Exclamation.png Если вместо данных родителей в базу Системы вводятся данные дедушки/бабушки, отчима/мачехи, опекунов (законных представителей обучающихся), то необходимо импортировать данные обучающегося и его законного представителя одновременно. 
 
Контроль дублирования персон в Системе

Контроль дублирования персон предусмотрен для случаев, когда в Систему вносятся следующие данные импортируемых участников:
  • СНИЛС;
  • данные документа, удостоверяющего личность.
В случае, если в Системе уже существует пользователь с такими же данными, на шаге проверки данных импорта отобразится следующая информация:
 
.
 
.
При нажатии на ссылку «Просмотреть дублирующие персоны», открывается окно проверки данных участника Системы:
 
.
.
 
В случае, если данные персон совпадают, и пользователь является участником нескольких образовательных организаций единовременно, необходимо поставить галочку напротив ФИО персоны и нажать на кнопку «Связать с выбранной». Аналогичную процедуру следует повторить для других дублирующих персон. 
 
Такая система контроля позволяет избежать создания дублирующих аккаунтов для одного пользователя, вместо этого добавляя к уже существующему профилю пользователя новые образовательные организации.
 
Была ли эта статья полезной?

Комментарии