Как импортировать контингент школы?

Импорт контингента позволяет создавать в Системе личные дела обучающихся, которые уже посещают ОО (были зачислены ранее).

Чтобы импортировать существующий контингент школы в Систему, необходимо предварительно составить файл для импорта. Шаблон для загрузки контингента и инструкция по заполнению прикреплены к статье. 

 Функция «Импортировать контингент» доступна не во всех регионах.

 В файле для импорта заполняется информация только о детях, которые уже посещают ОО (были зачислены ранее). На будущих первоклассников, вновь прибывших учащихся и 10 классы необходимо создать заявление.

 Запрещается менять исходный формат ячеек, удалять или перемещать листы и столбцы в шаблоне, так как это приведёт к ошибкам при загрузке контингента.

 Файл для импорта должен быть сохранен в формате .xlsx (Для заполнения и сохранения файла рекомендуется использовать Microsoft Excel).

Для импорта контингента школы необходимо:

Шаг 1. Открыть раздел «Контингент» и выбрать действие «Импортировать контингент»:

Шаг 2. Выбрать учебный год, в который будет импортироваться контингент, и предварительно заполненный файл с контингентом ОО:

 

Шаг 3. После выбора файла, Система начнет проверку загружаемого файла.

  • Если файл составлен некорректно, Система укажет на существующие ошибки в документе. Ошибки необходимо исправить и провести импорт контингента снова.
  • Если ошибок в документе нет, Система сразу загрузит данные об учениках. 

Шаг 4. После успешного импорта в Системе будут созданы личные дела учеников в разделе «Контингент»:

Примечание: при заполнении шаблона необходимо обратить особое внимание на поля: «Класс», «Дата рождения ребенка», «Адрес ребенка», «Серия удостоверяющего документа ребенка», «Номер удостоверяющего документа ребенка»:

  • Поле «Класс» - код класса ученика должен быть написан в той же форме, что и на листе №7 «Классы школы».
  • Поле «Дата рождения ребенка» - дату необходимо вводить в формате ДД.ММ.ГГГГ.
  • Поле «Адрес ребенка» - адрес необходимо вводить следующим образом: 

«Индекс; Населенный пункт; Улица; Дом; Корпус; Строение; Квартира». 

w256h2561372777059Exclamation.png Если в адресе отсутствует один из параметров, то на его месте вводится пробел.

  • Поля «Серия удостоверяющего документа ребенка» и «Номер удостоверяющего документа ребенка» - серия и номер удостоверяющего документа ребенка обязательно должны совпадать с маской, заданной администратором системы в справочнике «Типы документов». 

w256h2561372777059Exclamation.png Подробнее о правилах заполнения шаблона можно прочитать в документе «Пояснения-контингент», который приложен к данной статье.

Была ли эта статья полезной?

Комментарии

  • Avatar
    Лучникова Л.Л.

    Добрый день!

    Предлагаю дополнить инструкцию по заполнению файла шаблона для загрузки контингента подробным описанием файла, содержащим:

    - общие сведения о файле;

    - описание файла (имя, логическая модель, состав и структура, диаграмма структуры);

    - в дополнительной информации о составе и структуре указать какие значения может принимать элемент;

    - добавить справочную таблицу типов адресообразующих элементов с полным наименованием и сокращенным обозначением.

    В шаблон для загрузки добавить возможность выбирать из справочника основные адресообразующие элементы, и , соответственно, листы со справочными значениями "Микрорайон школы/адреса". Таким же образом доработать разделы "Сведения о льготах", "Успеваемость", "Факультативы".

  • Avatar
    Галина Сергеевна Зинченко

    Не очень понятно насчёт корпуса и строения: нужно ли это писать, если в адресе не значится такой параметр. И еще: как писать "квартира 15" или "кв. 15"

  • Avatar
    Валентина Анатольевна Шаронина

    Составлять один файл на школу или по классам, на каждый класс свой файл?

  • Avatar
    Анна Ивкина

    Уважаемая Галина Сергеевна!

    Адрес регистрации ребенка при заполнении шаблона для загрузки контингента необходимо указывать согласно инструкции:
    <Индекс>«;»<Населенный пункт>«;»<Улица>«;»<Дом>«;»<Корпус>«;»<Строение>«;»<Квартира>

    Конкретный пример:
    123456; Санкт-Петербург; Ленина; 7; А; ; 152
    Если какой-то из параметров отсутствует, на его месте вводится пробел. В данном примере отсутствуют сведения <Строение>.

  • Avatar
    Анна Ивкина

    Уважаемая Валентина Анатольевна!

    Вы можете заполнить данный шаблон на свое усмотрение:

    - внести сведения обо всех учениках по всем классам в один файл,

    или

    - внести сведения об учениках по параллелям или классам раздельно, в несколько файлов.

    В системе нет каких-то конкретных ограничений по количеству учащихся, импортируемых с помощью одного заполненного шаблона.
    Но для удобства и ускорения процесса работы, рекомендуем Вам составить несколько файлов для импорта контингента.

    Примечание:
    обратите внимание, информация об учениках не должна дублироваться в разных файлах!

    Изменено: Анна Ивкина
  • Avatar
    Анна Ивкина

    Уважаемая Людмила Львовна!

    Ваше пожелание по доработке шаблона и инструкции по импорту контингента передано в аналитический отдел компании, мы рассмотрим возможность реализации данных функциональностей.

    Благодарим за внимание к проекту!

  • Avatar
    Елена Владимировна Зеленская

    Еще раз, для особо одаренных, можно создать файлы по классам и подгрузить каждый файл отдельно для каждого класса? система сама распознает куда их зачислить?

  • Avatar
    Анна Ивкина

    Уважаемая Елена Владимировна!

    Вы можете создать несколько отдельных файлов по классам, а затем импортировать их в систему.
    Обратите внимание, информация об учениках не должна дублироваться в разных файлах!
    Загрузка данных произойдет в выбранный Вами учебный год, согласно указанным в файле сведениям (в том числе по коду класса).

  • Avatar
    Елена Владимировна Зеленская

    Спасибо! Оперативно.

  • Avatar
    Елена Владимировна Зеленская

    Скорее причина в ошибках в файле))

  • Avatar
    Анна Ивкина

    Уважаемая Наталья Сергеевна!

    На Ваш электронный адрес отправлено письмо с запросом информации по проблеме, пожалуйста, ответьте на него. Дальнейшее обсуждение вопроса будет вестись в переписке.

  • Avatar
    Светлана Николаевна Стрекаева

    Добрый день! Не могу загрузить файл для импорта контингента, выдает ошибки: номер паспорта начинается с нуля, а он в таблице исчезает при сохранении, как быть.

  • Avatar
    Сания Касымовна Сапаргалиева

    У меня тоже проблема с загрузкой файла. Файл с контингентом загружается очень долго, более 10 минут и не могу дождаться, отменяю загрузку. Что делать, подскажите.

  • Avatar
    Анна Ивкина

    Уважаемая Светлана Николаевна!

    На Ваш электронный адрес отправлено письмо с запросом информации по проблеме, пожалуйста, ответьте на него. Дальнейшее обсуждение вопроса будет вестись в переписке.

  • Avatar
    Анна Ивкина

    Уважаемая Сания Касымовна!

    Данный вопрос обсудили с Вами по телефону.
    В случае возникновения дополнительных вопросов по работе с системой, пожалуйста, свяжитесь с нами адресу службы поддержки АИС «Зачисление в ОО» : support-oo@company.dnevnik.ru

  • Avatar
    Лариса Владимировна Камардина

    Здравствуйте. У меня не загружается ваша таблица "шаблон для загрузки контингента" Пишет ошибка в выборе класса. А в таблице нет данных для выбора как в выборе пола "м" и "ж". Окошечко разворачивается а классов нет.

  • Avatar
    Анна Ивкина

    Уважаемая Лариса Владимировна!

    В данном шаблоне в листе 7 - "Классы школы" вносятся сведения о классах, затем в листе 8 - "Учащиеся" Вы можете выбрать необходимый класс из ранее указанных.

  • Avatar
    Анна Ивкина

    Уважаемые пользователи!

    В случае возникновения ошибок при импорте контингента, пожалуйста, пишите на адрес службы поддержки АИС «Зачисление в ОО»: support-oo@company.dnevnik.ru