Как импортировать персон в ПОО?

Подготовка файла для импорта

Для начала процедуры импорта необходимо подготовить исходные файлы формата xls (Microsoft Excel 97-2003) или xlsx (Microsoft Excel 2007-2014) с данными сотрудников, учащихся и родителей. Один файл должен содержать: 

  • данные только сотрудников;
  • данные только учащихся одной группы;
  • данные только родителей одной группы;
  • данные только учащихся и их родителей одной группы одновременно. 

При импорте данных учащихся на первом листе документа в столбцах должны быть указаны следующие сведения: ФИО, пол, дата рождения, СНИЛС, серия и номер документа, удостоверяющего личность.

w256h2561372777059Exclamation.png Если учащийся не имеет любого другого документа, удостоверяющего личность, то необходимо импортировать данные его свидетельства о рождении.

Примечание:

  • названия столбцов вводить необязательно;
  • ФИО участников могут быть указаны в одном столбце (через один пробел);
  • если у некоторых участников встречаются двойные фамилии, имена или отчества, разделение данных ФИО на три столбца обязательно.

w256h2561372777059Exclamation.png Шаблоны-примеры файлов для импорта прикреплены во вложении к статье.

Импорт

Импорт данных сотрудников необходимо начинать в первую очередь. Далее можно импортировать данные учащихся. Импорт данных родителей возможен только после ввода данных учащихся (или же одновременно можно импортировать данные учащихся и родителей).

Для начала процедуры импорта необходимо зайти в раздел «Администрирование» и нажать на пункт «Импорт» в блоке «Люди».

Шаг 1. Источник данных

В начале импорта Система попросит указать, какой именно вид импорта следует произвести.

 

 

Примечание: в профили уже созданных пользователей возможен импорт контактных данных. Для этого в начале импорта необходимо выбрать второй пункт меню «Импортировать контактные данные уже созданным персонам» и загрузить корректно составленный файл с данными (см. образцы файлов в приложении к статье).

Далее необходимо нажать на кнопку «Выберите файл» и выбрать ранее подготовленный файл, указав, что содержится в первой строке файла: данные участников или названия столбцов:

 

 

Шаг 2. Настройки

На открывшейся странице необходимо указать роль участника в образовательной организации, которая соответствует персонам из импортируемого списка: сотрудники, учащиеся, родители или учащиеся и родители.

 

 

При импорте учащихся также следует указать:

  • даты прибытия в образовательную организацию и в группу;
  • код группы. 

 

 

Далее необходимо установить соответствие между столбцами в Дневник.ру и в файле: 

 

 

После внесения всех данных необходимо нажать кнопку «Далее».

Шаг 3. Проверка данных

Результаты предварительной проверки показывают, насколько полноценны сведения в файле импорта, а также позволяют избежать повторного ввода информации.

При импорте данных родителей необходимо будет установить связи «родитель» - «учащийся»: напротив ФИО родителя в столбце «Ребенок» требуется выбрать ФИО его ребенка.

 

 ___________3.bmp

 

Если во время проверки данных будет выявлена ошибка, появится соответствующее уведомление. Ознакомившись с текстом уведомления, необходимо исправить допущенные ошибки и начать импорт сначала. Если проверка пройдена успешно, необходимо нажать на кнопку «Далее».

Примечание: если в файл внесены два родителя для одного ребёнка, при импорте создадутся две учетных записи учащегося, к каждой из которых будет прикреплён только один родитель.

Во всех случаях добавление, редактирование и удаление данных родственника, а также установление в Системе родственных связей между участниками, проводится при редактировании данных учащегося.

Шаг 4. Импорт

Система откроет страницу с результатами импорта. При необходимости импортировать ещё один файл необходимо нажать на кнопку «Начать новый импорт».

Импорт данных родителя запрещается в следующих случаях:

  • родитель является сотрудником организации, и его данные были внесены ранее;
  • родитель уже зарегистрирован в проекте как сотрудник другого учебного заведения;
  • у родителя несколько детей, учащихся в одном или разных учебных заведениях.
w256h2561372777059Exclamation.png Если вместо данных родителей в базу Системы вводятся данные дедушки/бабушки, отчима/мачехи, опекунов (законных представителей учащихся), то необходимо импортировать данные учащегося и его законного представителя одновременно. 
 
Контроль дублирования персон в Системе

Контроль дублирования персон предусмотрен для случаев, когда в Систему вносятся следующие данные импортируемых участников:
  • СНИЛС;
  • данные документа, удостоверяющего личность.
В случае если в Системе уже существует пользователь с такими же данными, на шаге проверки данных импорта отобразится следующая информация:
 
.
.
 
При нажатии на ссылку «Просмотреть дублирующие персоны» открывается окно проверки данных участника Системы:
 
.
.
 
В случае если данные персон совпадают, и пользователь является участником нескольких образовательных организаций единовременно, необходимо поставить флажок напротив ФИО персоны и нажать на кнопку «Связать с выбранной». Аналогичную процедуру следует повторить для других дублирующих персон. 
 
Такая система контроля позволяет избежать создания дублирующих аккаунтов для одного пользователя, вместо этого добавляя к уже существующему профилю пользователя новые образовательные организации.
 
Была ли эта статья полезной?

Комментарии